INLEIDING
Bedrijfsvoering gaat over de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen om de beleidsdoelstellingen van de gemeente Hilversum te realiseren. Een goed ingerichte en werkende bedrijfsvoering is daarmee een belangrijke randvoorwaarde om de doelstellingen die in de begrotingsprogramma’s staan, te realiseren.

De gemeente handelt rechtmatig en doelmatig
Van de gemeente wordt enerzijds verwacht dat zij rechtmatigheid en doelmatig handelt. De gemeente moet zelf voldoen aan de wet- en regelgeving en moet het belastinggeld op een doelmatige wijze besteden. De eisen die aan de gemeente worden gesteld op dit gebied nemen toe. Zo moet de gemeente steeds meer zelf aantonen dat ze conform de wet- en regelgeving handelt. Dit zien we terug bij privacy (AVG), informatiebeveiliging (ENSIA) en financiën (toewerken naar rechtmatigheidsverantwoording in verslagjaar 2021).

De gemeente werkt samen en is responsief
Aan de andere kant wordt van de gemeente verwacht dat het beleidsdoelstellingen realiseert met heel veel andere partijen. Dit vraagt dat we de belangen van alle partijen snappen, goed luisteren, onderhandelen en richting kiezen tussen de, soms, uiteenlopende belangen. Ook de samenleving zelf neemt steeds meer initiatieven om maatschappelijke vraagstukken op te lossen. Als gemeente hebben wij ons daartoe te verhouden, soms door niets te doen, soms door bij te dragen en soms door grenzen aan te geven. Voor beide opgaven moeten we als Hilversum een been bij trekken om mee te kunnen blijven gaan in alles wat nu van de mensen wordt gevraagd.

Dat vraagt kiezen tussen verschillende waarden en meerdere belangen
Bij het aanpakken van maatschappelijke vraagstukken wordt er steeds meer gevraagd van onze ambtenaren. Zo dienen de ambtenaren rekening te houden met de belangen van meerdere partijen en met verschillende waarden die we als gemeente belangrijk vinden. Van onze ambtenaren vragen we om ons daarin scenario’s en afwegingen expliciet voor te leggen zodat wij als college goed in staat zijn het juiste besluit te nemen.

De gemeente heeft een voorbeeldfunctie
Op veel beleidsvelden heeft de gemeente zelf een voorbeeldfunctie om het eigen beleid geloofwaardig uit te dragen. Wat de gemeente van anderen in de gemeente vraagt, moet zij zelf ook op orde hebben. Voorbeelden zijn het hebben van een duurzame bedrijfsvoering en het plaatsen van mensen met een grotere afstand tot de arbeidsmarkt.

Het wordt steeds belangrijker een aantrekkelijke werkgever te zijn
Nu het weer goed gaat met de economie en de komende jaren veel mensen met pensioen gaan, is er veel vraag naar mensen. De arbeidsmarkt is goed en mensen worden actief benaderd om ergens anders te komen werken. Het houden en vinden van de goede mensen wordt één van de grootste uitdagingen de komende jaren. Dat vraagt van de gemeente Hilversum om te investeren in het zijn van een goede werkgever die ook onderscheidend is.

We streven naar inzicht in de kwaliteit van de organisatie
Om meer inzicht te krijgen in de kwaliteit van onze organisatie doen we zowel kwantitatief onderzoek in de vorm van een benchmark, als kwalitatief onderzoek in de vorm van een medewerkersonderzoek. Ook laten we de kwaliteit van de organisatie onderzoeken op aspecten als cultuur en sturing. De uitkomsten van deze onderzoeken gebruiken we om te verbeteren.

Ook zijn we actief in landelijke netwerken, waarin we gebruik maken van de kennis die andere gemeenten hebben opgedaan en onze inzichten delen met andere gemeenten. Zo proberen we ook in Hilversum onze bedrijfsvoering steeds verder te verbeteren.

Binnen de paragraaf bedrijfsvoering worden de diverse thema’s verder toegelicht met de belangrijkste accenten voor 2020. Daarnaast wordt ook inzicht gegeven in de kosten van de bedrijfsvoeringsaspecten.

BEDRIJFSVOERINGSBELEID IN VIJF THEMA’S
In 2020 lopen er vijf thema’s als rode draden door ons bedrijfsvoeringsbeleid:

(3.5.2)   Netwerken
(3.5.3)   Voorbeeldfunctie
(3.5.4)    Aantrekkelijke werkgever
(3.5.5)   Digitale vaardigheid
(3.5.6)   Borgen

Samenwerken in netwerken en met externe partners
G40
Het G40-stedennetwerk is het netwerk van 40 (middel)grote steden in ons land, die elkaar vinden in de stedelijke vraagstukken waar de leden van het netwerk voor staan. Het belangrijkste doel van het G40-stedennetwerk is het behartigen van de gezamenlijke belangen van de G40-steden op diverse beleidsterreinen, richting kabinet, Eerste en Tweede Kamer en ministeries.
De verschillende beleidsterreinen zijn binnen het netwerk ondergebracht in drie pijlers; de Sociale Pijler, de Pijler Economie en Werk, en de Fysieke Pijler. Iedere pijler heeft een werkprogramma.
Het stedennetwerk zoekt zowel in de belangenbehartiging als in de kennisuitwisseling samenwerking met andere partijen, zoals de VNG, de G4, het Interprovinciaal overleg (IPO) en Platform31.
We zetten zowel ambtelijk als bestuurlijk in op een actieve participatie in het G40-netwerk.
Dit doen we door deelname aan themabijeenkomsten, netwerkdagen en ambtelijke en bestuurlijke overleggen. Ook in de voorbereiding naar de VNG-dagen en de bestuurlijke besluitvorming, onderzoeken we waar we kunnen aanhaken en samen kunnen optrekken bij bijvoorbeeld amendementen. Ook het komende jaar zullen we de actieve bijdrage verder uitbouwen, met als doel netwerken, kennis delen en samen optrekken bijvoorbeeld richting VNG en/of het Rijk op het gebied van bijvoorbeeld het Sociaal Domein.

Metropoolregio Amsterdam (MRA)
De Metropoolregio Amsterdam is het samenwerkingsverband van de provincies Noord-Holland en Flevoland, 32 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Elke gemeente en deelregio brengt kwaliteiten in die het totaal versterken. De kracht van de MRA is de diversiteit, zowel economisch, stedelijk als landschappelijk. De Metropoolregio Amsterdam behoort tot de Europese top vijf van economisch sterke regio’s en heeft begin 2016 een agenda opgesteld voor de toekomst. Prioriteit heeft het aanjagen van de economie, het verbeteren van de bereikbaarheid en het bouwen van woningen. Dit laatste is extra urgent vanwege de populariteit van de metropoolregio onder woningzoekenden. Op economisch gebied wil de MRA een voortrekkersrol vervullen in de kennis- en circulaire economie. Duurzaamheid staat eveneens hoog op de actielijst. Hetzelfde geldt voor het versterken van de landschappelijke elementen, met aandacht voor het uitbreiden van zowel de recreatiemogelijkheden als de natuurbeleving. De samenwerking met de MRA verloopt via de Regio Gooi en Vechtstreek. Hilversum heeft voor wat betreft de economische component een rol in het directeuren- en bestuurlijk overleg Platform Economie namens de Regio. Daarnaast zit de wethouder Economie en Media in de Amsterdam Economic Board.

Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG )
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. Dat doen ze door agendasettend te zijn op voor gemeenten relevante vraagstukken en ontwikkelingen, en door de lokale uitvoering centraal te stellen bij maatschappelijke opgaven. De VNG biedt haar leden een platform via commissies, provinciale afdelingen, congressen, studiedagen en op vng.nl. Uitwisseling van ervaringen en leren van elkaar staan voorop. Het college neemt actief deel aan de VNG dagen, waarin kennis en informatie gedeeld wordt rondom verschillende voor gemeenten belangrijke vraagstukken op het gebied van het sociaal domein, wonen, werken, duurzaamheid etc.

Economic Board Utrecht (EBU)
De samenwerking met de regio Utrecht wordt verder versterkt. Dit omdat diverse bovenregionale vraagstukken rond o.a. mobiliteit, economische en natuurontwikkeling ook bovenregionale oplossingen vragen. Daarnaast bieden het schaalniveau en vraagstukken van steden als Amersfoort en (in mindere mate) Utrecht goede mogelijkheden om kennis en ervaringen te delen. Hilversum is mede opdrachtgever van de nieuw op te zetten Regionaal Economische Agenda voor de Utrecht plus regio en de voorbereidingen van een Regionale Ontwikkelingsmaatschappij. De gemeente Hilversum is volwaardig lid van de Economic Board Utrecht. Dit komt onder meer terug in bestuurlijke betrokkenheid van de wethouder Economie en Media in de Board en de burgemeester als ambassadeur. In de inzet van Hilversum (ambtelijk niveau, directieniveau en bestuurlijk) wordt ook de regio Gooi en Vechtstreek betrokken. Hilversum positioneert zich op deze wijze als het scharnier tussen de regio Amsterdam en de regio Utrecht.

Samenwerking en gastheerschap in de bedrijfsvoering
De gemeente Hilversum werkt op een aantal onderwerpen samen met de regiogemeenten vanwege schaalvoordelen en kennisdeling. Met alle regiogemeenten zijn en worden grote facilitaire aanbestedingen gedaan (o.a. schoonmaak, postverzending en catering).

Bedrijfsvoeringssamenwerking met Gooise Meren
De colleges van Gooise Meren en Hilversum hebben de besloten om gefaseerd samen te gaan werken op het vlak van ICT. In 2018 hebben we een plan gemaakt op welke punten we nog meer kunnen samenwerken. Er is gestart met een bekabelingstraject naar beide gemeentegebouwen voor het dataverkeer. Ook levert Hilversum sinds 2018 aan Gooise Meren de ICT-servicedesk en werkplekbeheer. In 2019 worden bij beide gemeenten de serverruimtes geschikt gemaakt om elkaars apparatuur te plaatsen en hosten. In 2020 wordt gestart met het aanschaffen en bouwen van een gezamenlijke werkplek infrastructuur. Zo ontstaat er steeds meer een versmelting van de ICT tussen de betrokken partijen. Daarnaast vindt er kennisdeling plaats. Voordeel hiervan is dat we bij vergaande samenwerking elkaars 'techneuten' op beide omgevingen kunnen inzetten, waardoor de kwaliteit en continuïteit verder gewaarborgd wordt.

Bedrijfsvoeringsgastheerschap voor Wijdemeren
Wijdemeren heeft Hilversum gevraagd een aantal PIOFACH-taken in gastheerschap uit te voeren. Het bestuurlijke besluit hiertoe is genomen in december 2018. De dienstverlening op het gebied van financiële administratie is geïmplementeerd per 1-1-2019. Op gebieden van GEO-informatie en belastingen wordt dit in 2019 en 2020 gedaan. Uitgangspunt is, dat de dienstverlening geheel kostendekkend en ontvlechtbaar is. We doen voor Wijdemeren sinds 2016 de salarisadministratie, dus straks voeren we vier bedrijfsvoeringstaken uit voor deze gemeente. We voorzien geen verdere uitbreiding van de gastheerschappen.

Communicatie
De communicatie van de gemeente is in ontwikkeling. In 2020 wordt verder vorm gegeven aan de communicatieve organisatie. Daarnaast wordt gekeken naar de effectiviteit en uitstraling van de gemeentelijke communicatie. Een gerichte benadering van doelgroepen en het actief betrekken van inwoners bij hun leefomgeving staan daarbij centraal.
Als gemeente zijn we steeds meer (gespreks)partner voor inwoners, ondernemers en instellingen. We trekken waar dat kan samen op om resultaten te realiseren in de stad. Daarbij is een open dialoog met inwoners over hun behoeften en de directe leefomgeving van belang. We luisteren naar wat er leeft in de buurten en monitoren ook online wat er speelt in de samenleving. Waar nodig spelen we daar met communicatie op in en beantwoorden vragen. Centraal punt in het verbinden van de buitenwereld met de gemeentelijke organisatie is de Newsroom. Met de Newsroom kunnen we snel inspelen op vragen uit de samenleving en monitoren wat er leeft.
Om participatie met inwoners gerichter vorm te geven werken we als gemeente met de belevingswereldmethodiek. Zo leren we de mens achter de inwoner beter kennen. De methodiek houdt in dat er vier belevingswerelden van burgers worden onderscheiden, waaruit de betrokkenheid en een relevante communicatiestijl is af te leiden. De communicatie vanuit de gemeente wordt hier op aangepast, zodat participatietrajecten van meedenken, meedoen en meewerken veel effectiever verlopen.
In 2020 wordt de website van de gemeente opnieuw aanbesteed. Ter voorbereiding wordt een plan opgesteld met doelen, wensen en verwachtingen ten aanzien van een nieuwe website.

Bezwaarschriften en klachten
Als inwoners het niet eens zijn met het college of zich onheus bejegend voelen, heeft de wetgever hiervoor procedures beschreven in de Algemene wet bestuursrecht en voor klachten zijn hier aanvullend op werkafspraken vastgesteld. Het team juridische zaken zet in op oplossingsgericht werken. De doelstelling is om in minimaal de helft van het aantal bezwaarschriften een passende oplossing te vinden, zodat een formele, tijdrovende en langdurige procedure kan worden voorkomen. Dit vergt een manier van denken die oplossingsgericht, creatief en gericht op contact is. De secretarissen van de bezwaarschriftencommissie en de klachtencoördinator zijn opgeleid tot mediator. De bedoeling van de wetgever is dat de organisatie leert van klachten. Dit is de reden dat leidinggevenden klachten afhandelen en zich de vraag moeten stellen of een klacht leidt tot aanpassing van het werkproces.

Inclusieve organisatie
De voorbereidingen voor de ontwikkeling van een Lokale Inclusie Agenda zijn inmiddels volop gestart. In het najaar 2019 is deze gereed. In de Lokale Inclusie Agenda is er aandacht voor bevordering van deelname van mensen met een beperking op alle gebieden, waaronder arbeidsdeelname. We besteden daarbij speciale aandacht aan Hilversum als inclusieve werkgever.
Daarnaast ondertekent Hilversum in september 2019 het Charter Diversiteit. Hiermee heeft Hilversum toegang tot de expertise van Diversiteit in Bedrijf, een kenniscentrum van de Stichting van de Arbeid. Zij ondersteunen organisaties onder andere met het ontwikkelen van een inclusief personeelsbeleid. Onze ervaring over de afgelopen jaren leert ons dat de plaatsing en begeleiding (begeleiding in het werk en begeleiding om uitval te voorkomen) veel aandacht en tijd vraagt . Als het aantal plaatsingen hoger wordt, vraagt dit dus ook meer begeleiding.
Een voorbeeld van succes is de Gebaar-ista. In 2020 wordt een tweede Gebaar-ista ingehuurd (kosten zijn opgenomen in de begroting) en onderzoeken we de mogelijkheid om catering op de locatie Wilhelminastraat te laten uitvoeren door een persoon uit het doelgroepenregister. Daarnaast zal er in combinatie met de Lokale Inclusie Agenda op worden ingezet om het huidige aantal medewerkers uit de doelgroep (8 in totaal) in 2020 uit te breiden naar 13. De eerdere quotumheffing is opgeschort in afwachting van nieuwe wet- en regelgeving. Het spreekt voor zich dat het bijdragen aan inclusiviteit onverminderd belangrijk blijft.

Social return on investment
Bij Social return on investment (SROI) worden er sociale voorwaarden opgenomen bij aanbestedingstrajecten. SROI kan op verschillende manieren worden ingevuld. De prioriteit ligt bij duurzame arbeidsinschakeling van inwoners van de regio Gooi en Vechtstreek die een grote afstand tot de arbeidsmarkt hebben en afhankelijk zijn van een (bijstands)uitkering.
SROI wordt standaard als (inspannings)verplichting opgenomen bij Europese aanbestedingen conform het regionaal inkoopbeleid 2017-2021 en bedraagt in beginsel 5% van de (gefactureerde) opdrachtsom.
Vanaf januari 2018 is de uitvoering van SROI belegd bij het Werkgeversservicepunt van de regio Gooi en Vechtstreek. Het Werkgeversservicepunt zorgt voor de registratie en monitoring van de SROI-verplichting en rapporteert hierover tijdens het strategisch regionaal inkoopoverleg.
Medio 2019 zijn er regionaal 24 contracten in behandeling bij de adviseurs SROI. Hilversum beslaat 25 procent van de totale contractueel opgenomen SROI-waarde van deze contracten en is zelfs verantwoordelijk voor 63 procent van de totaal ingevulde waarde aan SROI van de regio. De verwachting is dat het regionale volume aan contracten met een SROI-component zal stijgen naar 40 contracten in 2020/2021.

Circulair inkopen
Circulair inkopen is een vorm van duurzaam inkopen, waarbij er wordt gekeken naar de hele keten en verspilling van grondstoffen wordt tegengegaan. Bij circulair inkopen wordt de herbruikbaarheid van producten en materialen gemaximaliseerd en waardevernietiging geminimaliseerd.

In het verlengde van de ambities uit het coalitieakkoord 2018-2022 heeft de gemeente Hilversum in juni 2018 met de Metropoolregio Amsterdam (MRA) een Intentieverklaring Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap ondertekend. Daarin is afgesproken om in 2022 minimaal 10% en in 2025 50% circulair in te kopen en vervolgens zo snel mogelijk door te groeien naar 100% 'circulair inkopen en opdrachtgeverschap', bij voorkeur in 2030.
Om te kunnen voldoen aan de afgesproken percentages in de Intentieverklaring Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap, is er in MRA-verband de Roadmap Circulair Inkopen en Opdrachtgeverschap ontwikkeld, een methodiek die bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen uit de intentieverklaring inkopen en opdrachtgeverschap. Medio 2019 wordt er een start gemaakt met de uitwerking van de MRA Roadmap Circulair Inkopen & Opdrachtgeverschap binnen de gemeente d.m.v. een nulmeting en een actieplan. De Roadmap kan daarna verder worden geïmplementeerd. Circulair inkopen en opdrachtgeverschap wordt binnen de gemeente Hilversum verankerd en er wordt jaarlijks op de beschreven ambities gerapporteerd.

Moderne duurzame huisvesting en facilitaire diensten
De gemeentelijke organisatie is gehuisvest in de gebouwen zoals Raadhuis, Stadskantoor, Gemeentewerf en de villa aan de Oude Enghweg. Dit zijn panden in eigendom. Het Sociaal Plein is gehuisvest in een huurpand aan de Wilhelminastraat. Deze panden zijn in regulier beheer middels een regiemodel, waarbij diensten van aannemers, schoonmaak, technische installatiebureaus en energieleveranciers worden afgenomen. Dit beheer zit in de exploitatiebudgetten.
We sturen om dit reguliere beheer effectief en efficiënt uit te voeren binnen de exploitatiebudgetten. Het Raadhuiseiland is een rijksmonument, dat waardevol is uit cultuurhistorisch oogpunt, en als uniek gezichtsbepalend element in de stad. Dit betekent dat sommige facilitaire of vastgoed-oplossingen - bijvoorbeeld in gebruiksvoorzieningen en verduurzamingsmaatregelen - lastiger en duurder zijn dan bij een regulier object. Zo mogen er op het raadhuis bijvoorbeeld geen zonnepanelen worden gelegd.
We willen de gebouwen en de facilitaire dienstverlening de komende jaren steeds duurzamer maken. Ook willen we de huisvesting laten passen bij de organisatievisie (wendbaar, samenwerken en innovatie). Daarom stelt het college een strategische huisvestingsnota op.

Duurzaamheidsmaatregelen
Met de vaststelling van het collegeprogramma is besloten de gemeentelijke gebouwen in eigen gebruik en de facilitaire dienstverlening CO₂-neutraal moeten zijn in 2022. Voor de gebouwen worden diverse concepten uitgewerkt, waarmee de gebouwen zowel verwarmd als gekoeld kunnen worden.
De gebouwen voldoen daarmee ook aan de normen en wetgeving voor arbo, gezonde kantoren (qua binnenklimaat), energiereductie en energielabeling voor 2023 (label C) en 2030 (label A).
Zo willen we planmatig in 2020 aan dit streven werken, door:

• Energiebesparing bij gemeentewerf (elektrische en werktuigbouwkundige installaties);
• Onderzoek naar een Warmte-Koude-Opslag (WKO) installatie voor het Raadhuiseiland;
• Doorvoeren naar 100% hoogfrequente verlichting daar waar nog niet gedaan;
• Uitbreiding van het elektrische wagenpark van 11 naar 14;
• Digitaal vergaderen met audiovisuele middelen;
• Goede audiovisuele voorzieningen vergadercentrum en burger -en trouwzaal;
• Nakomen van de verplichtingen die volgen uit de wettelijke informatieplicht grote bedrijven;
• Een bewustwordingscampagne gericht op de medewerkers van de gemeente;
• Verduurzamen van kantoorartikelen en van kantoormeubilair (van 61% duurzaam naar 80% duurzaam);
• Bij de inkoop van kantoormeubilair willen we met circulaire inkopen overstappen naar gebruikt (evt opgeknapt) meubilair of meubilair van gerecyled materiaal. We kijken ook naar ‘out of the box’ opties, bijvoorbeeld tafels gemaakt van petflessen;
• In 2020 op één van de vier gemeentelocaties een proef met systeemsensoring. Er gaan sensors geplaatst worden voor het meten van temperatuur, vochtigheid, kooldioxide en zuurstof.

Op weg naar een moderne huisvesting
We willen de huisvesting laten passen bij de organisatievisie (wendbaar, samenwerken en innovatie). We willen in 2020 een onderzoek doen naar optimalisatie en modernisering van de bestaande gebouwen of alternatieven die hierop passen. Tot die tijd zijn we terughoudend met deeloplossingen en kleine verbouwingen. Wel gaan we in 2020, naast de duurzaamheidsmaatregelen zoals hierboven genoemd, een aantal arbomaatregelen doorvoeren (geluidshinder, ventilatie en werkplekbeheer).

Ontwikkeling personeel
Om de opgaven die voor ons liggen te realiseren, is het investeren in onze eigen medewerkers van groot belang. In onze organisatievisie geven we aan dat we bewust kiezen voor de juiste rol in elke situatie, en naast een solide basis willen beschikken over voldoende flexibiliteit om in te spelen op de ontwikkelingen om ons heen. Dat vraagt om continu leren op allerlei gebieden. Digitale vaardigheden worden steeds belangrijker, zo ook het werken in netwerken. Leren in en tijdens het werk wordt steeds belangrijker, zo zullen we voor de implementatie van de Omgevingswet en de transitie in het Sociaal Domein gaan werken met Serious Gaming.

Inzicht in de gewenste samenstelling van managers en medewerkers op korte en middellange termijn ten opzichte van de huidige samenstelling is ook van groot belang (Strategische Personeelsplanning of SPP). Daardoor kunnen wij gerichter sturen op wat er nodig is om onze opgaven te realiseren. Het doel is om in 2020 concernbreed over dit inzicht te beschikken, op zowel afdelings- als organisatieniveau, en ook sturingsrichtingen in kaart te hebben. Ook de voorziene uitstroom van pensioengerechtigden is op deze manier in beeld, waardoor vroegtijdig kan worden geanticipeerd op de overdracht van kennis van oudere naar jongere collega's.

Aantrekkelijk werkgeverschap en arbeidsmarkt
In 2020 zullen wij ons moeten blijven focussen op het doelgericht werven van nieuwe medewerkers in deze krappe (werknemers)arbeidsmarkt. Hilversum als werkgever biedt zeker kansen en wij zullen meer onze positie tussen grotere werkgevers als Amsterdam, Utrecht, Amersfoort en Almere moeten uitnutten om onze aantrekkelijkheid te behouden en te vergroten. Inhoudelijk is er genoeg uitdaging de komende jaren, de diversiteit van opgaven is groot.

In het kader van personele regelingen zal in dit licht de reiskostenvergoeding van woon-werkverkeer ten gunste van medewerkers worden verbeterd. Uitgangspunt van de regeling is dat gebruik van fiets en OV wordt gestimuleerd, en de kosten voor woon-werk verkeer met de auto alleen onder bepaalde voorwaarden wordt vergoed. Zo zijn we marktconform.

Om te anticiperen zijn wij in 2019 gestart met een eigen recruiter. Wij zullen deze ingeslagen weg voortzetten en zelf gericht recruitmentcampagnes blijven voeren door middel van gerichte Social Media campagnes en activiteiten. Met dit recruitment instrument komen wij als organisatie zowel met actief als latent werkzoekenden in contact, en kunnen wij de juiste doelgroep op een snelle en efficiënte manier bereiken. Daarnaast vraagt deze arbeidsmarkt om een actieve benadering van kandidaten. Door middel van de Linkedin Recruiter Seat zal de eigen recruiter mensen actief benaderen/headhunten voor vacatures. Verder willen wij meer met beeldmateriaal werken zoals foto's en korte filmpjes om vacatures te promoten en het beeld van een functie te verduidelijken. Daarnaast is het van belang nieuwe medewerkers ook een periode aan ons te binden. Een levenslange loopbaan is uit de tijd, zeker bij de jongere collega’s. Medewerkers binden voor een aantal jaar is nadrukkelijk het streven.

Veranderde status van ambtenaar, van ambtenarenrecht naar civiel recht
Per 1 januari 2020 is de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) van kracht. Ambtenaren krijgen daarmee zoveel mogelijk dezelfde rechten als de ruim zes miljoen werknemers in de private sector. Het meeste werk gebeurt achter de schermen. Voor medewerkers en managers zijn de grootste veranderingen: van eenzijdige naar tweezijdige arbeidsovereenkomst, alle regelingen komen in een personeelshandboek, de rechtsgang bij geschillen wordt anders, en de ontslagprocedure wordt anders. Ook krijgen medewerkers in een beperkt aantal gevallen (disfunctioneren) recht op een transitievergoeding. Dit kan een kostenstijging met zich meebrengen. Managers en HR-medewerkers krijgen trainingen om zich op deze veranderingen voor te bereiden.
Ook het proces rond het vaststellen van de gemeentelijke CAO wordt anders, zo hoeft de landelijke CAO vanaf 1-1-2020 niet meer apart in ieder college van burgemeester en wethouders te worden vastgesteld.

Inhuur
In de Personeelsmonitor 2018 van A&O fonds Gemeenten wordt zichtbaar dat gemeenten rond de 20% van de loonsom aan externe inhuur besteden. Dat betreft alle inhuur: inhuur op het formatiebudget en inhuur op de taakvelden. De eerdere 10% norm is al langer gebleken niet haalbaar te zijn en in deze tijd van krapte op de arbeidsmarkt en onverminderde ambities zal dat de komende jaren ook niet wijzigen. Wij sturen dan ook niet op het halen van een vast percentage. De sturing vindt plaats door elke keer de afweging bewust te maken of de voorliggende inhuur noodzakelijk is en niet anders kan worden opgelost. Afhankelijk van waar de opdracht ligt, is de manager aan zet om zich hierover te verantwoorden aan zijn of haar leidinggevende, of het nu gaat om inhuur op het formatiebudget (o.a. langdurige ziekte, lang openstaande vacatures, voorbereidingen op wijzigende dienstverlening van de gemeente) of inhuur op de taakvelden (o.a. lopende grote projecten, specifieke expertise, nieuwe ontwikkelingen).

I-visie
De I-visie wordt vastgesteld om richting te geven aan de informatiehuishouding van de gemeente en de bijbehorende ICT-oplossingen. We conformeren ons zoveel mogelijk aan de landelijke ontwikkelingen vanuit de VNG, waaronder Samen Organiseren en Common Ground.

 Met de I-visie willen we bereiken dat:

• De dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en bezoekers van Hilversum centraal staat in de informatievoorziening;
• Ontwikkelingen in de markt op gebied van digitale serviceverlening worden gevolgd en een inspiratiebron zijn;
• Digitale dienstverlening (E-diensten en portals) de producten en diensten ondersteunt die de gemeente levert;
• De informatievoorziening de organisatie faciliteert en ondersteunt in haar informatiebehoefte;
• Auditing op data integraal onderdeel uitmaakt van de kwaliteitsbewaking;
• De informatievoorziening modern, wendbaar en solide is, gebaseerd op architectuur en standaardisatie.

Data-gestuurd werken
Een data-gedreven organisatie vraagt van onze organisatie wendbaarheid, inzicht in onze processen en standaardisatie (centrale datastrategie). Met concern control borgen we afspraken over onze processen in de informatieketen, en organiseren we toezicht en feedback (monitoring).

Het bestaande data- en gegevensmanagementteam (DGM-BI) wordt verder uitgebouwd en toegerust met de benodigde processen en ondersteunende middelen.
Data-gestuurd werken vraagt om oefenen en om stapsgewijs te bouwen aan een aantal basisbouwstenen zoals werkwijzen, architectuur en toegang. Er worden inspiratiesessies georganiseerd om bruikbare ideeën op te doen en er zijn concrete projecten waar we mee aan de slag gaan. Op het Sociaal Plein wordt al druk geëxperimenteerd met de eerste dashboards en vanuit de Smart City-ontwikkeling zullen we informatie steeds meer bij elkaar brengen op één platform. In de komende jaren wordt er gestuurd door middel van informatie verkregen uit onze systemen. Data-gedreven werken wordt de komende jaren gemeengoed middels vastgestelde werkwijzen. De open data beweging zal meer vorm en inhoud krijgen. Hierop kunnen innovatieve oplossingen aansluiten.

Smart City
Smart City Hilversum is de ontwikkeling waarmee wij als gemeente samen met onze partners en de gebruikers van de stad, (nieuwe) technologie en data inzetten om het leven voor de bewoners van Hilversum prettiger te maken. Hiervoor richten we een open data platform in voor het samenbrengen van niet-persoonsgebonden data uit de stad. Op dit platform borgen we data-veiligheid en privacy op basis van onze gemeentelijke dataprincipes waarbij we geadviseerd worden door het Stadspanel Data. Met de stad brengen we behoeften in kaart om oplossingen te vinden voor vraagstukken en uitdagingen die een invloed hebben op de dagelijkse leefomgeving.
Daarmee bereiken we dat we:

• maatschappelijke waarde toevoegen en het welzijn verhogen voor onze bewoners, organisaties, bezoekers en ondernemers;
• Hilversum als moderne duurzame en innovatieve Mediastad nog beter op de kaart zetten, met behoud van het karakteristieke geborgen oorspronkelijke karakter;
• de efficiëntie van onze gemeentelijke diensten verbeteren en het handelingsperspectief van onze organisatie versterken;
• door betere informatievoorziening positief bijdragen aan een helder afwegingskader voor ons bestuur.

Het werken met een Smart City Platform stelt hoge eisen aan onze informatiesystemen en de samenhang daartussen. Hiervoor werken we aan een accurate informatievisie en een bijbehorende -architectuur.
Met het Smart City Platform willen we onze data ter beschikking stellen aan onze inwoners en bedrijven. En we willen daarmee de stad beter kunnen besturen en beheren. Dit stelt hoge eisen aan onze informatiesystemen en de samenhang daartussen. Daarom werken we aan een accurate informatievisie en bijbehorende -architectuur.

Centraliseren ICT-budgetten
In de begroting 2020 zijn de hardware-, software- en telefoniebudgetten gecentraliseerd. Door de betere sturing die hierdoor georganiseerd kan worden, kunnen we het totale ICT-landschap beter voorbereiden op de toekomst, maar met grip op de kosten.

Vervanging kernapplicaties
De komende jaren worden veel kernapplicaties vervangen. Dit kan zijn vanwege rechtmatigheid, applicaties die uit beheer gaan, veranderende opgaven in stad en maatschappij, digitaliseringen van dienstverlening of van bedrijfsvoering. Denk hierbij aan een zaaksysteem, de Basis Registratie Personen (burgerzaken) of bijvoorbeeld een nieuwe VTH applicatie om de Omgevingswet te ondersteunen. Hiervoor worden aanbestedingstrajecten gestart en nieuwe applicaties geïmplementeerd in de organisatie.

Contractmanagement kernapplicaties
De ICT-behoefte is sterk aan het veranderen en moet eigenlijk steeds wendbaarder worden om de veranderende vraag aan te kunnen. We hebben hiervoor leveranciers nodig die met ons mee kunnen veranderen en ontwikkelen. Dit vraagt om nieuwe afspraken met leveranciers en hiervoor is een goede, maar ook zakelijke relatie met hen nodig. Om dit te versterken gaan we het contract-management op kernapplicaties verbeteren.

Privacy, informatiebeveiliging en informatiebeheer
Informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging spelen een belangrijke rol in het maatschappelijk debat en de media. Onze inwoners, bedrijven, bezoekers en medewerkers moeten er op kunnen vertrouwen dat wij hun gegevens goed beschermen en dat wij transparant zijn over hoe wij met hun (persoons)gegevens omgaan. Daarom zetten we in op een verdere professionalisering hiervan. In 2018 hebben we vanuit de bestaande formatie ruimte gemaakt voor de aanstelling van een privacy/security officer. De grote hoeveelheid vraagstukken als gevolg van verdere digitalisering, sociale media en cybercriminaliteit vraag om een versteviging van deze positie. Dit doen we door inzet van extra formatie en het opzetten van een privacyteam. Ook zorgen we ervoor dat binnen de vakafdelingen deskundigheid op gebied van privacy en informatiebeveiliging geborgd wordt. Voor kennisdeling en verdere samenwerking is binnen de regio Gooi en Vechtstreek gestart met periodiek overleg tussen de privacy officers en FG’s (functionarissen gegevensbescherming).

Security & Analytics
Informatie wordt in toenemende mate met de buitenwereld gedeeld en applicaties van de gemeente staan steeds vaker in de cloud. Het netwerk van de gemeente fungeert hierdoor steeds meer als verbindende schakel met andere partijen. Hierdoor wordt het steeds belangrijker te zorgen dat het gemeentelijke netwerk veilig blijft. Hierbij kiezen we traditionele oplossingen, zoals het verbeteren van firewalls, maar ook innovatieve, zoals machine learning. Op het gebied van informatiebeveiliging zetten we in op de transitie van BIG (Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten) naar BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Deze baseline is vanaf 2020 verplicht. Daarom is in 2019 een nieuw informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld. Daarnaast is een werkplan opgesteld om in de jaren daarna uit te voeren.

Archiefwet
Vanuit de Archiefwet hebben we de taak om onze informatie goed en toegankelijk op orde te hebben, en dat blijft mensenwerk. Om hieraan te voldoen zetten we in op de organisatorische borging van informatie. Informatiebeheer zal nadrukkelijk onderdeel worden van 'basis op orde', waarbij inzicht in registratie en kwaliteitscontrole achteraf geborgd worden met de concern controller.
Voor verbetering van de borging werken we samen binnen de informatieketen en met concern control. Dit levert een betere en completere informatiekwaliteit, wat een noodzakelijke voorwaarde is om data-gestuurd te kunnen werken. Hierover wordt jaarlijks gerapporteerd door onze archiefinspecteur. De resultaten kunnen aanleiding geven tot verbetering. Via interbestuurlijk toezicht ziet de provincie toe op de uitwerking en uitvoering hiervan.

Naar een rechtmatigheidsverantwoording in het verslagjaar 2021
Het ministerie werkt aan nieuwe wetgeving met als doel dat het college zich vanaf het verslagjaar 2021 zelf verantwoordt over de financiële rechtmatigheid. Nu controleert de accountant dit nog. De accountant zal vanaf dat moment controleren of de verklaring van het college getrouw is. Voor de komende jaren betekent dit dat de rolverdeling tussen de lijnorganisatie, de controlorganisatie en de auditorganisatie verduidelijkt dient te worden. Het rechtmatig handelen wordt primair in de lijnorganisatie geborgd. De controlorganisatie zorgt voor inrichting van processen, systemen en rapportages die dit mogelijk maken. De auditorganisatie controleert onafhankelijk of de samenwerking tussen lijnorganisatie en control-organisatie goed werkt en adviseert over verbetering. Als de wetgeving bekend wordt, zal er een plan worden opgesteld om te kunnen voldoen aan de nieuwe wetgeving.

Continuïteit
Gekeken naar met name de investeringen in het verleden kan geconcludeerd worden dat een groot deel van de ICT-infrastructuur rond 2020 aan vernieuwing toe is. Omdat de innovatie in ICT-land doorgaat, verwachten we in de toekomst niet meer op de huidige 'componentgerichte' wijze te vervangen waar het de 'achterkant' van de infrastructuur betreft. We kijken naar een gestandaardiseerde en flexibele oplossing, een zogenaamde hyper-converged infrastructure. Dit is een infrastructuur die gebruikt kan worden om private clouds te hosten.
Een pijnpunt waar we tegenaan lopen is namelijk de stabiliteit/kwaliteit/beschikbaarheid van gehoste oplossingen (lees clouds) in het gemeentelijke domein. Dan wel een oplossing die gebruikt kan worden om op een eenvoudige wijze virtuele werkplekken aan te bieden.
Zoals het woord 'converged' aangeeft, is dit een oplossing waarin werkplekken, servers en opslag als één totaaloplossing wordt aangeboden. Waardoor ICT zich meer kan focussen op regie ten behoeve van de infrastructuur in plaats van specialistisch technisch beheer.

Afgerond op hele fte’s. Bedragen in duizendtallen.

Toelichting
Ref. 1: De afname van 1 fte is een resultaat van afronding, en bedraagt in werkelijkheid 0,36 fte. De middels de Kadernota toegekende extra middelen voor personeel zijn nog niet omgezet naar fte's en daarom in deze tabel niet zichtbaar als een vergroting van het aantal fte's. Ze zijn wel opgenomen in de financiële cijfers.
Ref. 2: Het college heeft 6,6 fte. Er zijn twee deeltijdwethouders.

Bedragen in duizenden euro's.

Toelichting
Ref. 1: De regel ‘Organisatie o.l.v. gem.secretaris’ geeft een samenvatting van de zogeheten ‘hulpkostenplaats’ voor de kosten van het ambtelijk apparaat, ook wel ‘formatiebudget’ genoemd. Hier worden de kosten en opbrengsten van het vaste ambtelijke personeel gebudgetteerd en geboekt. Het BBV vereist dat alle lasten en baten, dus ook die van het personeel, worden begroot en verantwoord op de taakvelden. Alle hier weergegeven begrote kosten zijn dus ook meegenomen in de taakvelden. De begrote kosten van het ambtelijk apparaat worden middels een verdeelsleutel over de taakvelden verdeeld. Ook de werkelijk gemaakte kosten worden over de taakvelden verdeeld. Als gevolg hiervan kan de verklaring van het jaarrekeningresultaat van de gemeente deels liggen in het (doorgeboekte) overschot of tekort van de hulpkostenplaats.

Zoals met uw raad is afgesproken in de financiële verordening, informeren wij u middels een raads-informatiebrief (of een voorstel tot wijziging van de begroting), als we op een budget een over- of onderschrijding van € 250.000 of meer verwachten. Als de raad geen andere wens kenbaar maakt, stelt het college vervolgens op basis van de verzonden raadsinformatiebrief een begrotingswijziging voor bij de tussenrapportage, om onrechtmatigheden in de jaarrekening te voorkomen. Ten behoeve van de financiële sturing door de raad behandelen wij de hulpkostenplaats als één budget. We melden dus afwijkingen over het totale formatiebudget, niet over afzonderlijke team- of afdelingsbudgetten.

Met ingang van 2020 staan de salarissen en sociale lasten van voormalig personeel (4e kolom) niet meer op de hulpkostenplaats, maar direct op het betreffende taakveld. Het saldo van de hulpkostenplaats bedraagt in 2020 op begrotingsbasis dus € 54,6 - € 0,6 - € 54,0 mln. Hiermee zetten we weer een stapje om van de hulpkostenplaats een zuiver formatiebudget te maken.

De inhuurkosten (€ 1.006) betreffen alleen de inhuurkosten die zijn begroot op de hulpkostenplaats. Er is ook inhuur direct op de taakvelden begroot. Zie bij 3.5.9, 'Kosten ingehuurd personeel'.

De baten (€ 506.000) zijn inkomsten die we verwachten uit detachering (tijdelijke uitleen van medewerkers aan andere organisaties) en dienstverleningsovereenkomsten (ICT-dienstverlening aan Gooise Meren, gastheerschappen voor Wijdemeren, uitvoering BBZ voor regiogemeenten).

Ref. 2: Het bedrag van € 312.000 (4e kolom) betreft wachtgelden van voormalige wethouders.

Bedragen in duizenden. Loonsom = € 53.487.000.

Algemene toelichting
In deze tabel ziet de u de kosten van het inhuren van personeel, voor zover daar bij het maken van de begroting al aparte budgetten voor zijn aangemaakt. We vermelden deze cijfers omdat we gedurende het begrotingsjaar 2020 en in de jaarstukken 2020 verantwoording afleggen over de werkelijk gemaakte inhuurkosten, en het BBV voorschrijft: ‘rekening volgt begroting’. Op begrotingsbasis zeggen de cijfers echter weinig; ze zijn geen goede voorspeller van de werkelijk te verwachten kosten van inhuur. We kunnen er van uitgaan dat de inhuurkosten in de realisatie veel hoger zullen zijn dan de hierboven aangegeven cijfers. Dit impliceert niet dat de inhuur ook tot overschrijdingen zal leiden. Het uitgangspunt is en blijft dat er alleen wordt ingehuurd als er voldoende budget is – zij het inhuurbudget, salarisbudget of materieel budget.

Toelichting bij de referenties
Ad 1. Bovenop de salarislasten is in het formatiebudget voor € 1 miljoen aan inhuurkosten geraamd. De werkelijke inhuurkosten op het formatiebudget zullen niet alleen uit deze vooraf begrote inhuurkosten bestaan, maar ook uit de kosten van het tijdelijk met inhuur bezetten van moeilijk vervulbare vacatures, het inhuren van medewerkers in het kader van een proefperiode in aanloop naar een vast contract, en inhuur om langdurig zieke medewerkers te vervangen.
Ad 2. In de begroting is direct op de taakvelden voor € 1,1 miljoen aan inhuurkosten geraamd. In de loop van het begrotingsjaar zullen hier inhuurkosten bijkomen die worden bekostigd uit budgetten die nu nog als ‘materieel budget’ gelabeld staan. Deze zijn nog niet als ‘inhuur’ gelabeld, omdat nu nog niet vaststaat welk deel zal worden besteed aan inhuur, welk deel aan advieskosten, en welk deel aan ander uitbesteed werk.

Twee indicatoren voor inhuur
Op grond van het ministeriële besluit Regeling beleidsindicatoren gemeenten zijn wij verplicht in de begroting en jaarstukken een indicator te publiceren met betrekking tot de inhuurkosten. U vindt deze indicator in programma 4, thema 3. De berekening van de ministeriële indicator is anders dan van onze eigen gemeentelijke indicator, en levert dus ook een ander percentage op. In de Hilversumse indicator worden de inhuurkosten weergegeven als percentage van het formatiebudget. Zowel in de begroting als in de jaarstukken gaan we hierbij uit van de begrote formatiekosten. In de jaarstukken delen we dus de werkelijk gemaakte inhuurkosten door de begrote formatiekosten. In de ministeriële indicator worden de inhuurkosten weergegeven als percentage van het totaal van de salariskosten én de inhuurkosten. Het bedrag in de deler is bij deze indicator dus groter. Bovendien dienen we bij deze indicator in de jaarstukken uit te gaan van de werkelijk gemaakte kosten, zowel in de teller als in de deler.

Bedragen in duizenden euro's

Toelichting referenties:
Ref. 1. De huisvestingskosten betreffen de kosten van de panden die de gemeente gebruikt voor zijn eigen bedrijfsvoering: Raadhuis, Stadskantoor, kantoorvilla Oude Enghweg 21, Gemeentewerf en Wilhelminastraat. De kosten bestaan voor ongeveer de helft uit kapitaallasten (afschrijving en rente). De andere helft bestaat uit de huur van het pand aan de Wilhelminastraat, onderhoudskosten, energiekosten, belastingen (OZB, rioolheffing e.d.) en verzekeringen. De lichte daling in de kosten ten opzichte van 2019 wordt veroorzaakt door de jaarlijkse fluctuatie van kapitaallasten.

Ref 2. De ICT-lasten bestaan uit personeelskosten, kapitaallasten (afschrijving en rente) en materiële lasten (hardwarekosten die niet geactiveerd worden, licentiekosten en onderhoudskosten). Ten opzichte van de begroting 2019 is de raming voor 2020 zo'n € 1,2 miljoen hoger. De belangrijkste oorzaken hiervan zijn, op volgorde van impact:

1. Middels de kadernota heeft uw raad besloten meer middelen vrij te maken voor ICT, met name ten behoeve van de digitaliseringsslag ('Roadmap'). Deze middelen worden ingezet voor zowel personele als materiële kosten.
2. Beter inzicht in welke budgetten ICT-gerelateerd zijn. Zoals uitgelegd in het onderdeel ‘Digitale vaardigheid’ hierboven, zijn de belangrijkste hardware en software budgetten gecentraliseerd. Als bijproduct daarvan hebben nu beter inzicht in de concernbrede ICT-kosten. Volgend jaar volgt een tweede centralisatieslag waarbij de kleinere budgetten worden betrokken.
3. De personeelskosten (alle personeelskosten, dus ook die ten behoeve van ICT) stijgen door een indexatie van de loonsom met 2% ten opzichte van 2019.
4. De kapitaallasten vallen in 2020 hoger uit dan in 2019, door extra investeringen in de afgelopen jaren.

De baten betreffen de kostendekkende vergoedingen die we krijgen voor de dienstverlening aan andere gemeenten.

In dit overzicht ziet u de kosten van de raad en de ondersteuning van de raad. De kosten van de griffie betreffen zowel de personeelslasten van de griffie als het materiële budget van de griffie. De kosten van de rekenkamer betreffen zowel de personeelslasten als het onderzoeksbudget.